职场中使用电话的礼仪


    大家都知道,随着现代通讯设施的发展,电话在人们生活中的使用越来越普及,接待部门更是如此。在电话接听、拨打服务中,都应及时、准确、语言规范。那么,职场中实用电话的礼仪技巧有哪些呢?下面jy135小编为大家收集整理了职场中实用电话的礼仪技巧,希望能为大家提供帮助!
    职场中使用电话礼仪
    (1)接听电话礼仪
    电话铃响应立即去接,一般电话铃响不超过三次。 首先致以简单问候。如“早上好”或“您好”,语气柔和亲切。外线电话报单位名称,内线电话报部门或岗位名称。然后认真倾听对方的电话事由,如需传呼他人
    。应请对方稍候;如是对方通知或询问某事,应按对方要求逐条记下,并复述或回答对方,记下时间、地点和姓名。最后对对方打来电话表示感谢,等对方放下电话后,自己再轻轻放下。
    (2)拨打电话礼仪
    首先将电话内容整理好,正确无误查好电话号码后向对方拨出号码。对方接听后应致以简单问候,并作自我介绍。然后说明要找的通话人的姓名或委托对方传呼要找的人,如确定对方为要找的人应致以简单的问候。接着按事先准备的通话内容逐条讲述,确认对方明白或记录清楚后,应致谢语、再见语。最后等对方放下电话后自己再轻轻放下。
    (3)通话时的声音礼仪
    首先,咬字要准确。通话时如果咬字不准,含含糊糊,就难让人听清听懂。其次,音量调控。音量过高会令人耳鼓欲裂;音量过低,听起来含糊不清。第三,速度适中。通话时讲话的速度应适当的放慢,不然就可能产生重音。最后,语句简短。通电话时所使用的语句务必精炼简短,不仅可以节省对方的时间,而且会提高声音的清晰度。 在电话接听过程中要特别注意避免以下不礼貌现象出现:
    无礼。接待人员接听电话时不以礼相待,或电话铃响迟迟不接,或者对客人的来电内容追根问底,或表示出不耐烦的情绪等等。
    傲慢。接电话时盛气凌人,语气不好。 有气无力、不负责任。在接待中无精打采,有气无力,对客人的电话不负责任,承诺不兑现。
    急躁。接听电话时不等对方说完自己抢话说,或一口气说得太多太快,或未等对方把话讲完就挂机。优柔寡断、拖泥带水。回答对方的问题似是而非,犹犹豫豫,毫无把握。态度粗鲁、语言生硬。如连续听到几个打错的电话便出口伤人。
    职场中不可不知的电话礼仪
    时而有年轻人和我讲,“明哥,我不太会说话”。
    但其实很多时候,不是“会不会”的问题,重要的在于“想不想”。
    你去面试,自我介绍这种逢面必问的节目,就应该提前写好背熟,全靠临场发挥,掌声还是嘘声看天吃饭,这无关沟通技巧,是心态和方法不灵。
    电话沟通,最重要的是什么?
    打好腹稿。
    电话的特点,及时性强,承载的信息量小。
    今天我一出门钱包就被偷了,发个朋友圈“有贼啊,我被偷了,怎么办啊,在线等”,我有病吧?……
    还不是要打个电话给警察叔叔,三五句话把事儿说明白了,等候上门服务。
    打电话前,先想清楚自己要说什么,如何称呼,怎样表达,用什么语气,该怎么措辞。
    要说的事怕记不住,就一二三四写下来。
    通话时间宜短不宜长,最好控制在三分钟之内。长话短说,废话不说,没话别说。
    拿着电话玩捉迷藏,“你猜我是谁”,你咋这么寂寞呢……
      打电话给对方,一定要自报家门。
    “您好,请问是崔永元老师吗?我是兄弟连教育的李明”,尊称问好,先介绍自己。
    确认对方身份后,务必要来一句,“请问您现在方便讲电话吗?”
    打电话要挑一个“对方不烦你的时间”。休息时间尽量不打,除非万不得已。
    晚上十点以后,早上七点之前,没什么火烧眉毛的事不要打电话,实在是有急事,你第一句话要说的是抱歉,“事关紧急,打搅您了”。
    就餐时间尽量别打电话,工作这么忙,中午就这么点时间吃个饭,享受下生活,你给我打了个长长的电话,影响我的食欲,破坏我的消化系统,那么招人烦呢。
    我老婆在一家软件企业负责招聘时,晚上回到家刚要吃饭,白天应聘实习生的一位小伙子打来电话,不管你方不方便,反正噼里啪啦嘁哩喀喳就是一通讲啊……
    等她放下电话,菜已经凉透了。
    这就太自我为中心了,你的事儿是事儿,但别人的时间也是时间。
    如果和外国人沟通,尤其美国、欧洲这样距离较远的地,别忘记时差,否则一不小心就成午夜凶铃了……
    打电话时,要整个像样的造型。
    一位牛逼闪闪的销售,晚上穿着睡衣要休息了,突然想起来,有一个重要的客户电话没打,如果是你会怎么做?
    躺在床上打完就睡了呗。
    他爬起来,换上衬衫,打上领带,洗洗脸,照照镜子,坐在客厅的沙发上给客户打电话……他老婆以为他疯了!
    他说,“客户能从我的声音里听出来”。
    想象一下,在床上睡意朦胧的打电话,声音会不会多多少少带着一点懒散?你的注意力可能会非常集中吗?你的声音可能会非常热情吗?
    为什么很多客服的电话前,会放一面小镜子?
    女人都是爱美的,一接电话,她们会本能的照镜子,下意识的整理头发和衣服,保持良好的姿态和仪容。
    电话另一端的人虽然看不到,但其实你笑没笑,他是能听出来的。
    电话沟通中,要特别注意两件事:
    一,不要打断对方讲话
    二,给对方明确的回应
    让对方把话讲完,不论他说的对或不对,这是基本的尊重。
    沟通中要注意回应,适时的说“好的/可以/没问题”,不要半天不吭声,或者秀鼻音“嗯/啊/哦”……
    讲话后询问对方意见,不要说“你听清楚了吗”,要说“我讲明白了吗”。
    在开放式的办公环境,手机最好设置为振动,或者调小铃声。
    面试一位应聘者,你一本正经的像个称霸职场的御姐,突然手机响了,“海草海草,随波飘摇”,所有的武装灰飞烟灭……
    去见客户谈合作,装的人模狗样二五八万的像个职场精英,不合时宜的有人打来电话,“大王派我来巡山,我把世间转一转”,逗逼属性暴露无遗……
    一个办公室坐了很多人,手机铃声此起彼伏,一会儿一首小苹果,一会儿一首最炫民族风,大家不用工作了,直接广场舞扭起来吧……
    我上班时,即便不是开会或讲课,手机也都会调成振动,避免对别人的打扰。为了防止漏接电话,戴个手环,有来电它也会呜呜呜的振,来提醒我。
    接电话也大有讲究。
    铃声一响,你马上就接起来,对方吓一跳,没有心理准备,这不礼貌。而且,江湖传说,电话响第一声时辐射最大。
    最佳的时间,是电话响两三声后接听。
    如果响到六声以上,你还没有接电话,对方会十分急躁,因为他在这段时间,几乎所有注意力都在电话上。这种情况,接听电话后应该首先致歉。
    职场中常用的联系人,最好存在通讯录里。
    试想下,如果对方电话打过来,你一接,“您好……”和“喂,老王啊,今儿这么有空想起我来了呢……”感觉是不是差很多?
    一声“您好”是透着礼貌,但也透着陌生,对方没准儿还琢磨呢,老李这个家伙居然没存我手机号,这货没拿我当朋友啊……
    挂电话前,不要忘记总结确认。
    在电话沟通中,达成了什么共识,告知了几件事情,一定要最后做一下确认。
    “冰冰,关于合同,我们拟定一大一小两份,是不是?”“王总,我和您确认下刚说的三件事,一,世界杯帮您下注冰岛夺冠;二,您的股票能出的都出了;三,帮您再买十个比特币,您看是不是就这三件事?”
    这个动作至关重要,编筐编篓全在收口。
    谁先挂电话,是一个有意思的问题。
    以前有人和我说,“对方先挂”,这个想法其实有bug,万一对方也这么想怎么办?就进入了死循环,两人都挺着,看谁手机先没电……
    在礼仪上解决顺序的问题,原则是:尊重为先。
    谁是尊者?
    长辈是尊者,在职场,客户是尊者,老板是尊者,领导是尊者,异性交往中女性是尊者。
    我给家中八十多岁的姥姥打电话,她是用的座机,我用手机一按就挂了,老人家动作慢,我一定要拿着手机等着,听到她慢慢把电话撂下了,我再挂,这是很重要的一个细节。
    外孙子打个电话,挂的猴急猴急的,她电话还在手里拿着呢,我这边嗖一下按了,挂断电话的嘟嘟声会不会让她觉得有点失落?
    最后,聊一聊和求职相关的电话操作。
    很多年轻人担心求职被骗,明哥安利大家一个小技巧。
    HR电话邀约的时候,自报家门语速往往较快,而且公司名可能说的还是简称,人刚接电话的时候注意力又不集中,最后可能也没听清公司名,还不好意思问。
    技能包来了——
    “您好,喂,您好,喂……抱歉啊,我刚才手机信号不好,您说您是哪家公司?”
    耍个小心眼不可耻,在对方重复后记下来,上网去搜索下,如果有小伙伴上过当,很容易看到警示信息。通过企查查、天眼查等了解下公司基本情况,通过看准网、职友网等看看其他人评价,知己知彼。
    电话面试大多用于候选人初筛,快速甄别不符合标准的应聘者,相比肉身面对面的碰撞,省时省力也省钱。但见不到活物,很多人总觉得月光光心发慌,其实,电话面试更容易“作弊”……
    去公司面试,自我介绍你需要写好背熟。电话面试就简单了,写好照着念就行了,只要不是念的照本宣科好像朗读小学课文。反正面试官又看不到你真人,不知道你是不是投机取巧。
    面试官电话你的时候,肯定拿着一份你的简历,看着在问!你也应该准备一份简历,瞧着在答!
    电话面试,就像是开卷考试,你要充分利用“看不到人”这一点。
    你如果有工作经验,做过什么项目,或者大学参加过什么实习或社会实践,面试官几乎一定会问,你大可以边看简历边来叙述。
    有的人一紧张容易口干舌燥,现场面试,你舔舔嘴唇,喝口水,太容易暴露你的慌乱。但电话面试,你就算准备一杯水放在旁边,面试官也看不到,紧张了喝口水,放松一下,他又不会顺着电话线爬过来咬你。
    电话面试,要注意礼仪,礼貌用语,“您好”、“请”、“谢谢”、“麻烦您”……礼多人不怪,切记,任何人都喜欢“有礼貌的好孩子”。
    说话要清晰,别太快,别太慢,既不装腔作势,也不娇声娇气。
    问题没听清楚,就有礼貌地请面试官复述一次,不用不好意思。电话面试结束时,不要忘记表达谢意,顺便询问面试结果何时通知。相关文章:
    1.职场电话基本礼仪有哪些
    2.办公接电话礼仪有哪些
    3.职场中必须懂的5个基本礼仪
    4.在职场中这些礼仪很重要
    5.关于职场办公室礼仪有哪些
    6.职场社交礼仪的四大基本原则