接打电话礼仪的注意事项

2022年7月20日21:48:13接打电话礼仪的注意事项已关闭评论


    打电话与接电话这两件事,我们几乎每天都在做?那你知道打电话与接电话也有礼仪吗?下面是小编给大家搜集整理的接打电话礼仪的注意事项。希望可以帮助到大家!
    打电话的基本礼仪有哪些?
    1、电话的开头语直接影响顾客对你的态度、看法。通电话时要注意使用礼貌用词,如“您好”、“请”、“谢谢”、“麻烦您”等等。打电话时,姿势要端正,说话态度要和蔼,语言要清晰,即不装腔作势,也不娇声娇气,这样说出的话哪怕只是简单的问候,也会给对方留下好印象。
    2、电话铃响两遍就接,不要拖时间。拿起呼筒问“您好”。如果电话铃响过四遍后,拿起听筒要向对方说:“对不起,让您久等了”,这是礼貌的表示,可消除久等心情的不快。如果电话内容比较重要,应做好电话记录,时期和对方电话号码等。
    3、挂电话前的礼貌也不应忽视。挂电话前,向对方说声:“请您多多指教”、“抱歉,在百忙中打扰您”等等,会给对方留下好印象。
    4、打、接电话时,如果对方没有离开,不要和他人谈笑,也不要用手后住听筒与他人谈话,如果不得已,要向对方道歉,请其稍候,或者过一会儿再与对方通电话。
    5、打电话时,应礼貌地询问:“现在说话方便吗”?要考虑对方的时间。一般往家中打电话,以晚餐以后或休息日下午为好,往办公室打电话,以上午十点左右或下午上班以后为好,因为这些时间比较空闲,适宜谈生意。
    电话接待礼仪注意事项!
    前台接起电话的声音要不急不慢,并终保持轻松、愉悦的声调,不得在电话中和来电者耍脾气、使性子甚至说粗口。接电话中,要勤说“请问”、“对不起”、“请稍等”之类的谦词。
    在电话铃响的第二、第三声的时候接起电话。接起电话首先要说“您好,×××(公司名称,如果公司名称较长,应用简称)”,忌以“喂”开头。如果因故迟接,要向来电者说“对不起,让您久等了”。对知道分机号码或者转向具体人姓名的电话,可以礼貌地说“请稍等”,并马上转接过去。
    如果要求转接领导电话、对方又知道领导姓名,不知道分机号的话,就要礼貌地询问,对方是谁、哪个单位的。如果是如广告、变相广告之类的电话,应该用礼貌的借口挡驾,或者转到相关部门处理。
    鉴于前台每天要接很多电话,为防止嗓子出现意外,要随时准备水,以滋润嗓子,随时保持良好的声音效果。
    打电话礼仪的注意事项
    一打电话打电话是通联礼仪的一个主要内容。拨打电话的人是发话人,是主动的一方,而接听电话的一方是受话人,是被动的一方。因而在整个通话过程中,拨打电话的人起着支配作用,一定要积极塑造自己的完美的电话形象。
    在打电话时,必须把握住通话的时间、内容和分寸,使得通话时间适宜、内容精炼、表现有礼。
    1时间适宜把握好通话时机和通话长度,即能使通话更富有成效,显示通话人的干练,同时也显示了对通话对象的尊重。反之,如果莽撞地在受话人不便的时间通话,就会造成尴尬的局面,非常不利于双方关系的发展。如果把握不好通话时间,谈话过于冗长,也会引起对方的负面情绪。
    2内容精炼打电话时忌讳通话内容不着要领、语言啰嗦、思维混乱,这样很容易引起受话人的反感。通话内容精炼简洁是通话人的基本要求。 (1) 预先准备 在拨打电话之前,对自己想要说的事情做到心中有数,尽量梳理出清晰的顺序。做好这样的准备后,在通话时就不会出现颠三倒四、现说现想、丢三落四的现象了同时也会给受话人留下高素质的好印象。 (2)简洁明了 电话接通后,发话人对受话人的讲话要务实,在简单的问候之后,开宗明义,直奔主题,不要讲空话、废话,不要啰嗦、重复,更不要偏离话题,节外生枝或者没话找话。在通话时,最忌讳发话人东拉西扯、思路不清,或者一厢情愿地认为受话人有时间陪自己聊天,共煲“电话粥”。
    3表现有礼拨打电话的人在通话的过程中,始终要注意待人以礼,举止和语言都要得体大度,尊重通话的对象,并照顾到通话环境中其他人的感受。
    接电话礼仪的注意事项
    接听电话的人虽然处于被动的位置,但是,也不能在礼益范上有所松懈。拨打电话过来的人可能是你的上级,可能是合作方,也可能是对你很有帮助的友人,因此,受话人在接听电话时,要注意有礼和得体,不能随随便便。
    当本人接听打给自己的电话时,应注意及时接听并谦和应对,无论对方地位尊卑,都要待人以礼。
    1及时接听电话铃声响起,要立即停下自己手头的事,尽快接听。不要等铃声响过很久之后,才姗姗来迟或者让小孩子代接电话。一个人是否能及时接听电话,也可从一个侧面反映出他的待人接物的诚恳程度。 一般来说,在电话铃声响过三遍左右,拿起话筒比较合适。“铃声不过三声”是一个原则,也是一种体谅拨打电话的人的态度,而且铃声响起很久不接电话,拨打电话的人也许会以为没有人接而挂断电话。如果接电话不及时,要道歉,向对方说“抱歉,让您久等了”。
    2谦和应对在接电话时,首先要问候,然后自报家门,向对方说明自己是谁。向发话人问好,也有向发话人表示打来的电话有人接听的意思。自报家门是为了确认自己是否是发话人真正要通话的对象。 在私人住所接听电话时,为了安全起见,可以不必自报家门,或者只向对方确认一下电话号码来确定是否对方找对了人。即使对方错拨了电话,也不要勃然大怒,口出秽语,而要耐心解释。 在接听电话时,要聚精会神,认真领会对方的话,而不要心不在焉,甚至把话筒搁在一旁,任凭通话人“自言自语”而不顾。
    3分清主次
    其一,电话铃声一旦响起,接电话就成为最紧急的事情,其他事情都可以先放一边。接听电话时,不要再与旁人交谈或者看文件、吃东西、看电视、听广播等。即使是电话铃声响起的时候你忙着别的事,在接听电话时也不要向打电话来的人说电话来得不是时候。
    其二,有时候确实有无法分身的情况,比如自己正在会晤重要的客人或者在会议中间,不宜与来电话的人深谈,此时可以向来电话的人简单说明原因,表示歉意,并主动约一个具体的双方都方便的时间,由自己主动打电话过去。一般来说,在这种情况下,不应让对方再打过来一次,而应由自己主动打过去,尤其是在对方打长途电话的情形中。约好了下次通话的时间,就要遵守约定,按时打过去,并向对方再次表示歉意。
    其三,如果在接听电话的时候,适逢另一个电话打了进来,切忌不要中断通话,而要向来电话的人说明原因,要他不要挂断电话,稍等片刻。去接另一个电话的时候,接通之后也要请对方稍候片刻或者请他过一会儿再打进来,或者自己过一会儿再打过去。等对方理解之后,再继续方才正接听的电话。
    接电话注意事项
    1.迅速、礼貌地接听电话
    接电话首先应做到迅速接听,力争在铃响三次之前就拿起话筒,这是避免让打电话的人产生不良印象的一种礼貌行为。电话铃响过三遍后才作出反应,会使对方焦急不安或不愉快。正如日本知名社会心 理学家铃木健二所说:“打电话本身就是一种业务。这种业务的大特点是无时无刻不在体现每个人的特性。”“在现代化大生产的公司里,职员的使命之一,是一听到电话铃声就立即去接。”接电话时 ,也应首先自报单位、姓名,然后确认对方,如:“您好!这是xx公司营销部。”如果对方没有马上进入正题,可以主动请教:“请问您找哪位通话?”
    2.仔细聆听并积极反馈
    作为受话人,通话过程中,要仔细聆听对方的讲话,并及时作答,给对方以积极的反馈。通话时听不清楚或意思不明白时,要马上告诉对方。在电话中接到对方邀请或会说通知时,应热情致谢。
    3.规范地代转电话
    如果对方请你代转电话,应弄明白对方是谁,要找什么人,以便与接电话人联系。此时,请告知对方“稍等片刻”,并迅速找人。如果不放下话筒喊距离较远的人,可用手轻捂话筒或按保留按钮, 然后再呼喊接话人。如果你因别的原因决定将电话转到别的部门,应客气地告之对方,你将电话转到处理此事的部门或适当的职员。如:“真对不起,这件事是由财务部处理,如果您愿意,我帮您转过去 好吗?”
    4.认真做好电话记录
    如果要接电话的人不在,应为其做好电话记录,记录完毕,比较好向对方复述一遍,以免遗漏或记错。可利用电话记录卡片做好电话记录。
    5.特殊情况的处理
    (1)电话铃响时,如果你正在与客人交谈,应先向客人打招呼,然后再去接电话。如果发觉打来的电话不宜为外人所知,可以告诉对方:“我身边有客人,一会儿我再给您回电话。”不要抛下客人 ,在电话中谈个没完,这样身边的客人会有被轻视的感觉。
    (2)不要在听电话时与旁人打招呼、说话或小声议论某些问题。如果通电话时有人有急事来找你,应先对电话那端的人说声:“对不起。”如果为回答通话对方的提问,需向同事请教时,可说声“请让我 核实一下”。
    (3)如果使用录音电话,应事先把录音程序整理好,把一些细节考虑周到。不要先放一长段音乐,也不要把程序搞得太复杂,让对方莫名其妙、不知所措。
    (4)如果对方打错了电话,应当及时告之,不要讽刺挖苦,更不要表示出恼怒之意。如果来电人需要把电话打到别的部门,你可以说:“您要找的人在xx部门,电话号码是xx。”